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Número Único de Protocolo

1. Comunicado Importante

2. Apresentação

3. Referências Normativas

4. Documentação de Apoio

5. Perguntas Frequentes

 

 

1. Comunicado Importante

Nova prorrogação do prazo de vigência do NUP

A Secretaria de Gestão, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, e o Arquivo Nacional, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, comunicam a publicação da Portaria Interministerial MJSP/MP nº 3, de 29 de dezembro de 2017, publicada no DOU de 2 de janeiro de 2018, que altera para 1° de janeiro de 2020 o início da vigência da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014. O normativo define procedimentos relacionados à utilização do Número Único de Protocolo (NUP), no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

A nova prorrogação tem por objetivo oferecer um prazo maior para que órgãos e entidades efetivem as inovações previstas na norma. Além disso, permite que a Secretaria de Gestão e o Arquivo Nacional possam avaliar e adotar ações estratégicas quanto ao novo formato do NUP, tendo em vista os sistemas impactados, a complexidade de adaptação e o contexto atual de ajuste fiscal.

Cumpre esclarecer que a criação do NUP, no formato previsto no art. 5° da Portaria Interministerial, só poderá acontecer na data de início de vigência do normativo. Caso contrário, resultará em pena de grave prejuízo à integração e interoperabilidade entre os sistemas informatizados (especialmente sistemas estruturantes) e, consequentemente, ao princípio da continuidade dos serviços públicos.

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2. Apresentação

O Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos, assim como facilita as comunicações entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades ou destas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais.

Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 30 de dezembro de 2014, estabelece uma nova sistemática para o NUP, o que inclui padronização dos procedimentos de atribuição e novo formato para o NUP.

Essa nova sistemática decorre de um trabalho conjunto realizado pelo Arquivo Nacional, do Ministério da Justiça, e pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e foi aprimorada com base nas contribuições recebidas por consulta pública, disponibilizada no sítio eletrônico do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), que foi realizada no período de 13 a 30 de maio de 2014.

Quando a Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014 entrar em vigor, esta será a nova composição do NUP a ser atribuído aos documentos (avulsos ou processos):

 

0000000.00000000/0000-00

(21 dígitos)

 

Primeiro grupo (7 dígitos): código SIORG da unidade administrativa que atua como unidade protocolizadora

Segundo grupo (8 dígitos): sequencial numérico

Terceiro grupo (4 dígitos): ano de formação do documento (avulso ou processo)

Quarto grupo (2 dígitos): dígitos de verificação

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3. Referências Normativas

A Portaria SLTI/MP n° 03, de 16 de maio 2003, atualmente em vigor, define procedimentos para a utilização do número único de processos e documentos, também conhecido como NUP pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Com a publicação da Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 30 de dezembro de 2014 e da  Portaria Interministerial MJSP/MP nº 3, de 29 de dezembro de 2017 que altera essa primeira, os órgãos e entidades terão um período para se organizarem, a fim de iniciarem, todos simultaneamente, a implantação da nova sistemática de utilização do Número Único de Protocolo (NUP), em substituição à sistemática definida na Portaria SLTI/MP n° 03, de 16 de maio 2003.

O documento, avulso ou processo, produzido ou recebido pela Administração Pública Federal, em trâmite ou arquivado, submetido a controles anteriores ao da referida Portaria Interministerial, manterá a identificação anteriormente atribuída, não sendo permitida a renumeração.

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4. Documentação de Apoio

 

4.1 Consulta de código de unidade administrativa no sítio do SIORG

As unidades administrativas definidas pelo órgão ou entidade como suas unidades protocolizadoras poderão ser consultadas no sítio do Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal (SIORG) por meio do acesso ao endereço https://siorg.planejamento.gov.br.

O cadastro das unidades protocolizadoras será realizado posteriormente pelo órgão ou entidade em sistema especifico, conforme orientações a serem disponibilizadas pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (SEGES/MP) e Arquivo Nacional/MJ.

No sítio do SIORG há diferentes formas de consultar as estruturas organizacionais. Segue abaixo uma das opções:

1. Acesse “Estruturas Organizacionais”, na barra do menu principal.
2. Na seção “Selecione a Unidade Organizacional”, clique no nome da unidade organizacional que se deseja consultar.
3. É possível visualizar as unidades hierarquicamente abaixo de uma unidade por meio do clique no ícone “+” que se encontra ao lado da unidade.
4. Também é possível resumir a exibição da unidade hierarquicamente acima (ocultando aquelas abaixo) a partir do clique no ícone “-” que se encontra ao lado do nome desta unidade.
5. Para consultar os dados básicos da unidade que se deseja consultar, basta clicar na unidade organizacional à esquerda da página que, à direita da página, essas informações básicas são apresentadas, inclusive contendo o código.

SIORG

4.2. Integração ao SIORG

Caso o órgão ou entidade necessite integrar seu(s) sistema(s) ao SIORG para obtenção de códigos das suas unidades administrativas e outros dados relacionados, consulte as informações sobre as formas de integração ao SIORG disponíveis no sítio governoeletronico.gov.br, seção “Projetos”, subseção “Novo SIORG” ou por meio do acesso ao endereço https://www.governoeletronico.gov.br/eixos-de-atuacao/governo/novo-siorg. Informações resumidas também podem ser acessadas clicando aqui.

 

4.3 Cálculo dos dígitos verificadores (DV) do NUP

4.3.1 Calculadora do DV de NUP

4.3.2 Cálculo realizado por uma calculadora científica

De posse de uma calculadora científica ou a partir do acesso a um aplicativo de calculadora científica, deve-se realizar os seguintes passos para o cálculo dos dígitos verificadores (DV) de um NUP:

  1. multiplicar o número-base (19 primeiros dígitos) do NUP por 100 (cem),
  2. pressionar o botão “Mod”,
  3. digitar o número “97” e pressionar o botão “=”,
  4. subtrair o resultado do item anterior (3) do número “98”,

5. o resultado encontrado no item anterior (4) será o DV do número-base informado, que irá compor o NUP.

A seguir, é apresentado o exemplo I contemplado na Portaria Interministerial MJ/MP nº 705, de 22 de junho de 2015, que altera a Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 30 de dezembro de 2014:

  1. digitar “000806010000176201600”, que é o número-base do NUP cujo DV é necessário identificar (“0008060100001762016”) multiplicado por 100,
  2. pressionar o botão “Mod”,
  3. digitar o número “97” e pressionar o botão “=”, obtendo como resultado “40”,
  4. 98 – 40 = 58,
  5. os dígitos verificadores são “5” e “8” e o NUP será “0008060.10000176/2016-58”.
 
 
 
 

 

4.3.3. Exemplos de implementação

4.3.3.1 Página HTML que usa função em JavaScript para cálculo do DV do NUP.

 

4.3.3.2 Programa em Java que faz o cálculo do DV do NUP.

 

4.4 Validação da integridade do NUP

A validação da integridade do NUP deve ser realizada pela aplicação da seguinte fórmula:

 

[ ( NUP de 21 dígitos ) módulo 97 ]

 

que, utilizando-se a calculadora científica, é executada por meio dos seguintes passos:

a) digitar os 21 números do NUP,

b) pressionar o botão “Mod”,

c) digitar o número “97” e pressionar o botão “=”,

d) o resultado encontrado no item anterior (c) deverá ser igual a 1 (um) para que a integridade do NUP seja válida.

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5. Perguntas Frequentes

 

5.1. O que é o Número Único de Protocolo (NUP)?

É a numeração utilizada pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal para controle de seus documentos, avulsos ou processos.

 

5.2. Posso adotar o novo NUP antes da entrada em vigor da Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014?

Não. A adoção do novo NUP deverá ocorrer somente a partir da entrada em vigor da Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 30 de dezembro de 2014, sendo vedado o seu uso prévio.

 

5.3. Devo calcular novos DVs para todos os NUPs já existentes?

Não. De acordo com § 3º do art. 5° da Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014, "a forma de cálculo dos dígitos verificadores dos NUP gerados anteriormente à vigência desta Portaria seguirão a regra definida à época.".

 

5.4. Devo renumerar os documentos, avulsos ou processos, em trâmite com o novo formato do NUP?

Não. A renumeração de documentos, avulsos ou processos, não é uma prática permitida. Conforme art. 2°, inciso IX da Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014, "o documento, avulso ou processo, produzido pela Administração Pública Federal, em trâmite ou arquivado, submetido a controles anteriores ao desta Portaria, manterá a identificação anteriormente atribuída, não sendo permitida a renumeração".

 

5.5. Os códigos das unidades protocolizadoras atuais instituídos pela Portaria SLTI/MP n° 3, de 2003 podem continuar sendo utilizados?

A partir da entrada em vigor da nova portaria, todos os documentos, avulsos ou processos, deverão ser protocolados conforme a nova sistemática. Durante o período que antecede a entrada em vigor da nova portaria, todos os documentos, avulsos ou processos, deverão continuar utilizando o NUP no formato estabelecido pela Portaria SLTI/MP n° 3, de 2003.

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